Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Indonesia (FISIP UI) menyelenggarakan Pelatihan Pembuatan Surat dan Pengarsipan pada Selasa (14/4) di Auditorium Juwono Sudarsono, FISIP UI, Depok. Kegiatan ini diikuti oleh perwakilan tenaga kependidikan (tendik), baik dari tingkat fakultas maupun departemen di lingkungan FISIP UI.
Pelatihan ini dibuka secara resmi oleh Dekan FISIP UI, Evi Fitriani. Dalam sambutannya, ia menekankan pentingnya perbaikan sistem dokumentasi dan pengarsipan sebagai bagian dari peningkatan tata kelola organisasi.
Ia mengungkapkan bahwa dirinya kerap menghadiri berbagai rapat di tingkat universitas. Dalam beberapa kesempatan, ia menemukan bahwa penilaian terhadap aspek tertentu, khususnya terkait dokumentasi dan sistem, masih belum memuaskan.
“Kondisi ini menjadi refleksi penting bagi kita semua. Bisa jadi berbagai aktivitas telah dilakukan, namun belum terdokumentasi dengan baik, atau belum dikelola secara sistematis. Akibatnya, kita tidak memiliki data yang kuat untuk menunjukkan kinerja yang telah dilakukan,” ujarnya.
Melalui pelatihan ini, FISIP UI melakukan langkah awal berupa uji coba untuk memperbaiki sistem administrasi, khususnya dalam hal pengarsipan dan penyusunan surat. Ke depan, diharapkan setiap departemen, bidang, dan unit kerja mampu mengelola arsip secara lebih rapi dan terstruktur.
Lebih lanjut, Dekan FISIP UI menegaskan bahwa dokumentasi tidak hanya penting untuk kepentingan penilaian atau akreditasi, tetapi juga merupakan bagian dari sejarah kelembagaan, sekaligus menjadi referensi penting di masa depan dan bukti yang dapat digunakan dalam berbagai kebutuhan, termasuk aspek hukum.
Ia juga menyoroti beberapa hal penting yang perlu diperhatikan dalam pengelolaan dokumentasi, antara lain ketersediaan data yang tersusun dengan baik, kejelasan penanggung jawab, serta sistem pencarian yang memudahkan akses informasi secara cepat dan tepat.
Selain itu, ia mengingatkan bahwa keberlanjutan organisasi sangat bergantung pada sistem yang dibangun saat ini. Kelengkapan dokumentasi juga dinilai penting dalam mendukung akuntabilitas kinerja, terutama ketika diperlukan evaluasi maupun penelusuran atas pekerjaan yang telah dilakukan.
Di akhir sambutannya, ia menyampaikan apresiasi kepada seluruh pihak yang telah mendukung terselenggaranya kegiatan ini. Ia berharap pengalaman sebelumnya menjadi pembelajaran berharga untuk terus meningkatkan kualitas kinerja dan mencapai standar yang lebih baik.
Melalui pelatihan ini, seluruh peserta diharapkan dapat memahami sistem pengarsipan dan administrasi secara lebih komprehensif, serta tidak ragu untuk berdiskusi dan bertanya selama proses berlangsung.
Kegiatan ini diharapkan dapat memberikan manfaat nyata dalam meningkatkan kualitas tata kelola administrasi di lingkungan FISIP UI ke depan.
